DECLARATION D’UN ACCUEIL AVEC HEBERGEMENT

Il existe différents types d’accueils pour les enfants. Ainsi, vous pourrez trouver les catégories d’accueils suivantes : les accueils avec hébergement, les accueils sans hébergement et les accueils de scoutisme.

Pour chacune de ces catégories de séjours, une déclaration préalable doit être effectuée auprès de la direction départementale/régionale de la cohésion sociale du domicile ou du siège de l’organisateur. Cette déclaration doit être effectuée deux mois au moins avant le début du séjour. Les formulaires à remplir sont différents en fonction de la catégorie de séjour.

La plupart des séjours présentés sur Cap Juniors rentrent dans la catégorie des accueils avec hébergement. C’est la raison pour laquelle nous aborderons le formulaire à compléter pour les accueils avec hébergement.

Les informations suivantes sont à communiquer dans la déclaration d’un accueil avec hébergement :

• Tout d’abord des informations concernant l’organisateur : une distinction est faite entre la personne morale (s’agit-il d’une association, d’un comité d’entreprise, d’une société commerciale, d’une collectivité territoriale, ou d’un autre type d’entité) et la personne physique. Dans les deux cas de figure, l’organisateur doit communiquer ses coordonnées.

• Ensuite l’organisateur doit communiquer le nom de son assurance et son n° de contrat en responsabilité civile.

• Puis viennent les informations relatives au séjour en lui-même.

• Le type de séjour, car s’il existe plusieurs catégories d’accueils, à chaque catégorie d’accueil correspond plusieurs types de séjours, à savoir l’accueil collectif de mineurs (ou colonies de vacances), les séjours courts, les séjours spécifiques et les séjours en famille.
• Les dates du séjour, le lieu du séjour et le type d’hébergement, les effectifs par tranche d’âge, les effectifs d’encadrement.
• Enfin, sont demandées des précisions sur l’hébergement – distinction est faite entre l’hébergement en France et l’hébergement à l’étranger.

Par la suite, l’organisateur doit envoyer au plus tard 8 jours avant le début du séjour (2 jours pour les séjours spécifiques) un complément d’information relatif à l’équipe d’encadrement et à l’effectif réel des enfants participants.

Suite à cette déclaration préalable, la direction départementale de la jeunesse et des sports attribue un n° d’agrément au séjour.

Cependant, même si la demande doit être effectuée au plus tard 2 mois avant le début du séjour, nous ne recevons pas systématiquement le n° d’agrément  longtemps avant le début du séjour. C’est la raison pour laquelle, vous trouverez l’information suivante dans les différents courriers que nous vous envoyons : « En attente de la DDCS ». Cela signifie que la déclaration préalable a bien été effectuée mais que nous sommes dans l’attente du Récépissé de déclaration avec le n° d’agrément attribué au séjour que nous vous communiquons ultérieurement.

Article mis à jour le 22 juillet 2014